La “Legalizzazione” consiste nell’attestazione della qualità legale del Funzionario che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa.
La legalizzazione è un autentica di firma, che non certifica l’autenticità del contenuto dell’atto legalizzato.
Per avere validità all’estero, gli atti redatti:
- dai funzionari del Tribunale, del Giudice di pace e della Procura della Repubblica di Aosta (quali ad es. copia autentica di sentenza, verbale di asseverazione di traduzione, certificato del Casellario Giudiziale o dei carichi pendenti)
- dai notai esercenti nel territorio della Regione autonoma Valle d’Aosta (quali ad. es. procura con sottoscrizione del procuratore autenticata)
- dai funzionari del Pubblico Registro Automobilistico di Aosta (certificato del P.R.A.)
devono essere muniti, secondo il paese straniero nel quale saranno presentati, di “legalizzazione consolare” ovvero di “legalizzazione con apostille”.
La legalizzazione consolare è necessaria per gli atti da produrre in quegli Stati che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 (che ha soppresso la legalizzazione consolare sostituendola con la procedura semplificata della apostille) e consiste in un procedimento complesso, articolato in due fasi:
- la firma del funzionario o del notaio che ha redatto l’atto viene legalizzata dal Procuratore della Repubblica o da un Magistrato della Procura, che attesta la legale qualità del firmatario e l’autenticità della firma stessa. Nella legalizzazione devono essere indicati il nome, il cognome e la qualifica rivestita da colui la cui firma si legalizza con indicazione del luogo e della data in cui il Magistrato legalizzante provvede ad apporre la propria firma per esteso e in ultimo viene apposto il timbro dell’ufficio di Procura.
- compiuti tali adempimenti la persona interessata deve presentare l’atto “legalizzato” al Consolato in Italia del Paese nel quale dovrà essere fatto valere e l’autorità consolare procederà a propria volta alla legalizzazione della firma del Magistrato tramite visto, verificata la corrispondenza della firma agli specimen che la Procura ha provveduto a trasmettere al Consolato.
La Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 ha abolito, nei rapporti tra gli Stati firmatari, il cui elenco aggiornato è consultabile nel sito http://www.hcch.net (dove sono reperibili, in lingua francese e inglese, ulteriori utili informazioni in materia), la necessità della doppia legalizzazione, sostituendola con l’apposizione in calce all’atto, o su foglio aggiunto, dell’apostille, unica formalità richiesta per attestare la veridicità della firma e il titolo in virtù del quale il firmatario ha agito.
L’apostille, che deve essere rigorosamente conforme al modello allegato alla Convenzione (vedi modello allegato), deve essere firmata dal Procuratore o da altro Magistrato della Procura, la cui firma non è soggetta ad ulteriori controlli consolari.
A differenza dell’atto munito di legalizzazione consolare, che può essere fatto valere in uno Stato straniero particolare, l’atto munito di apostille è valido in tutti gli Stati che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja.
Nota bene: qualora i documenti legalizzati o “apostillati”, prima del loro utilizzo all’estero, debbano essere tradotti, gli interessati potranno avvalersi, per la traduzione :
- dei traduttori iscritti nell’Albo tenuto dal Tribunale di Aosta e consultabile anche sul sito del Tribunale nella sezione “Albo CTU e Periti”
I traduttori dovranno provvedere alla traduzione del documento e alla successiva asseverazione con giuramento presso la Cancelleria Volontaria Giurisdizione
- di persone con conoscenza della lingua, che devono provvedere alla traduzione del documento e alla successiva asseverazione mediante giuramento presso la Cancelleria Volontaria Giurisdizione. Non possono figurare quali traduttori i parenti fino al sesto grado e gli affini della persona interessata
L’asseverazione ha la funzione di attribuire carattere ufficiale alla traduzione. In questo caso ad essere legalizzata o apostillata è la firma del Funzionario del Tribunale davanti al quale la traduzione è stata asseverata.
In base alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 e ad altre convenzioni bilaterali sono esentati anche dalla formalità dell’apostilla i documenti da esibire nei seguenti Stati dell’Unione Europea: Francia, Danimarca, Belgio, Italia, Irlanda, Lettonia, Estonia, Cipro e Germania.
Non rientra nella competenza della Procura di Aosta la legalizzazione dei documenti amministrativi (ad es. certificati anagrafici o di stato civile) formati dagli organi delle Pubbliche Amministrazioni (Comuni, Regione, Comunità montane ecc.) aventi sede nel territorio della Regione autonoma Valle d’Aosta.
Per questi documenti la competenza alla legalizzazione consolare e all’apposizione di apostille spetta al Presidente della Regione nello svolgimento delle funzioni prefettizie. In particolare occorre rivolgersi al servizio Affari di Prefettura - C.so Battaglione Aosta 15 - tel. 0165/274432.
E’ importante precisare che la normativa vigente consente la legalizzazione di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via PEC (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.