L’art. 116 c.p.p. stabilisce che chiunque vi abbia interesse può ottenere il rilascio a proprie spese di copie di singoli atti processuali, anche se la richiesta deve essere previamente valutata ed autorizzata dal magistrato competente in relazione alla fase processuale nella quale l’istanza viene presentata:
- durante la fase delle indagini preliminari e fino alla loro conclusione (che coincide con la richiesta di archiviazione o con l’esercizio dell’azione penale mediante formulazione dell’imputazione) la competenza a provvedere spetta al Pubblico Ministero
- dopo la conclusione delle indagini e fino alla definizione del procedimento è competente il giudice che procede al momento della presentazione della domanda (GIP, Tribunale monocratico o collegiale)
- dopo la definizione del procedimento è competente il Presidente del Collegio o il Giudice che ha emesso il provvedimento di archiviazione o la sentenza. Da segnalare che in caso di archiviazione il procedimento viene restituito all’Ufficio del P.M. che, previa autorizzazione del Giudice, provvederà al rilascio delle copie
L’autorizzazione non è richiesta nei casi in cui una disposizione del codice di procedura penale riconosca espressamente al richiedente il diritto al rilascio di copie (art. 43 disp. att. c.p.p.) come nei seguenti casi:
- i verbali degli atti compiuti dal Pubblico Ministero e dalla Polizia Giudiziaria ai quali il difensore ha diritto di assistere sono depositati nella Segreteria del Pubblico Ministero entro il terzo giorno successivo al compimento dell'atto, con facoltà per il difensore di esaminarli ed estrarne copia nei cinque giorni successivi (art. 366 c.p.p.)
- se la persona offesa nella notizia di reato ha dichiarato di voler essere informata circa l’eventuale archiviazione, il Pubblico Ministero notifica alla medesima avviso, avvertendola che può prendere visione degli atti nel termine perentorio di 20 giorni
- per i delitti commessi con violenza alla persona, l’avviso della richiesta di archiviazione è in ogni caso notificato, a cura del Pubblico Ministero, alla persona offesa che, nel termine di 30 giorni potrà fare opposizione alla richiesta di archiviazione (art. 408 c.p.p. nella nuova formulazione introdotta dalla Legge 15.10.2013 n. 119)
- nell’avviso di conclusione delle indagini preliminari l’indagato e il suo difensore sono avvertiti che possono prendere visione ed estrarre copia della documentazione relativa alle indagini espletate depositata presso la Segreteria del Pubblico Ministero (art. 415 bis c.p.p.)
la recente normativa in materia di contrasto alla violenza di genere (c.d. femminicidio), Legge 119/2013, ha inoltre previsto che, qualora si proceda per i reati di cui agli artt. 572 c.p. (maltrattamenti) e 612 bis (atti persecutori), l’avviso di conclusione delle indagini preliminari venga notificato anche al difensore della parte offesa o, in mancanza di questo, alla stessa persona offesa. Qualora quest’ultima richieda copia degli atti spetterà al P.M., titolare del fascicolo, autorizzarne il rilascio (art. 116 c.p.p.)
La medesima legge ha previsto che la persona offesa (presso la propria residenza, ovvero presso il domicilio di altra persona da lei indicata e il proprio difensore) siano avvisati in caso di applicazione all’indagato delle misure cautelari di allontanamento dalla casa familiare e divieto di avvicinamento ai luoghi frequentati dalla persona offesa, nonché in caso di richiesta di revoca o sostituzione in modo più favorevole all’indagato di una qualsiasi altra misura cautelare
- nel decreto di citazione diretta a giudizio le parti (imputato e persona offesa) e i loro difensori sono avvisati che hanno facoltà di prendere visione ed estrarre copia del fascicolo relativo alle indagini preliminari depositato nella segreteria dl pubblico ministero (552 c.p.p.)
- in caso di giudizio direttissimo il difensore ha facoltà di prendere visione e di estrarre copia nella Segreteria del Pubblico Ministero della documentazione relativa alle indagini espletate (art. 450 c.p.p.)
In tutti questi casi le parti di un procedimento penale (persona sottoposta ad indagini e persona offesa) ed i rispettivi difensori hanno diritto - previo deposito della richiesta - a visionare ed ottenere il rilascio di copia degli atti, su supporto cartaceo o informatico.